SRS_Khách hàng & CRM
Giới thiệu & tài liệu liên quan
Đặc tả yêu cầu phần mềm cho module Khách hàng & CRM (OW-06). Xem thêm Tổng quan module · UC · UI.
1/ Luồng Sequence
2/ Luồng di chuyển màn hình
3/ Đặc tả chi tiết theo màn hình
MH1: Danh sách khách hàng
Mô tả màn hình: Liệt kê khách hàng trong phạm vi chi nhánh với ô tìm kiếm, bộ lọc theo tag (VIP / Thường xuyên / Khách mới) và bậc thành viên; mỗi dòng hiển thị tên, SĐT, bậc, điểm và cờ nợ.
Sự kiện 1 — Tìm kiếm & lọc khách
| STT | Tác nhân | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Thu ngân | Nhập từ khóa (tên / SĐT) hoặc chọn bộ lọc tag / bậc |
| 2 | Customer Server | Hợp lệ: Trả về danh sách khách khớp điều kiện trong phạm vi chi nhánh |
Không hợp lệ — Sự kiện 1
| STT | Trường hợp | Thông báo | Vị trí · Loại | Xử lý |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Không có quyền xem khách | "Bạn không có quyền truy cập danh sách khách hàng." | Toàn màn hình · cảnh báo | Ẩn dữ liệu, chỉ hiển thị thông báo |
Sự kiện 2 — Thêm / chỉnh sửa khách
| STT | Tác nhân | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Thu ngân | Nhấn [+ Thêm khách] hoặc [Sửa] trên một dòng |
| 2 | Customer Client | Mở form hồ sơ khách (MH2) |
MH2: Form hồ sơ khách
Mô tả màn hình: Form thêm/sửa hồ sơ khách gồm thông tin liên hệ, ngày sinh, tag phân nhóm và ghi chú nội bộ.
Sự kiện 1 — Nhập & lưu hồ sơ khách
| STT | Tác nhân | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Thu ngân | Nhập tên, SĐT, email, ngày sinh, tag, ghi chú nội bộ |
| 2 | Thu ngân | Nhấn [Lưu] |
| 3 | Customer Server | Hợp lệ: Lưu hồ sơ trong phạm vi chi nhánh, trả về danh sách cập nhật |
Không hợp lệ — Sự kiện 1
| STT | Trường hợp | Thông báo | Vị trí · Loại | Xử lý |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bỏ trống tên / SĐT | "Vui lòng nhập tên và số điện thoại khách." | Dưới trường · lỗi | Chặn lưu, focus trường thiếu |
| 2 | SĐT trùng khách đã có | "Số điện thoại đã tồn tại trong hệ thống." | Dưới trường SĐT · lỗi | Gợi ý mở hồ sơ đã có thay vì tạo trùng |
MH3: Chi tiết khách & lịch sử giao dịch
Mô tả màn hình: Trang hồ sơ khách hiển thị bậc thành viên, số điểm, tổng chi tiêu, công nợ và timeline lịch sử giao dịch (đặt sân, mua hàng, sự kiện, nợ, điểm).
Sự kiện 1 — Xem hồ sơ & lịch sử
| STT | Tác nhân | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Thu ngân | Chọn một khách từ danh sách hoặc từ POS |
| 2 | Customer Server | Hợp lệ: Trả về hồ sơ, bậc, điểm, công nợ và timeline giao dịch |
Sự kiện 2 — Mở thao tác công nợ / đổi điểm
| STT | Tác nhân | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Thu ngân | Nhấn [Ghi nợ] / [Thu nợ] (sang MH5) hoặc [Đổi điểm] (sang MH6) |
MH4: Tra cứu & gắn khách trong POS
Mô tả màn hình: Ô tra cứu khách trong giỏ POS; nhập SĐT để tìm hồ sơ, tự điền khách kèm chip ưu đãi, hoặc tạo nhanh khách mới tại quầy.
Sự kiện 1 — Tra cứu & gắn khách
| STT | Tác nhân | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Thu ngân | Nhập số điện thoại khách vào ô tra cứu |
| 2 | Customer Server | Tìm hồ sơ theo SĐT trong phạm vi chi nhánh |
| 3 | Customer Server | Hợp lệ: Trả về tên, bậc, điểm, voucher, cờ nợ; gắn khách vào đơn |
Không hợp lệ — Sự kiện 1
| STT | Trường hợp | Thông báo | Vị trí · Loại | Xử lý |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Không tìm thấy hồ sơ | "Không tìm thấy khách. Tạo khách mới?" | Dưới ô tra cứu · thông tin | Mở form tạo nhanh (tên + SĐT) |
| 2 | Khách có nợ quá hạn | "Khách đang có nợ quá hạn." | Chip cảnh báo · cảnh báo | Hiển thị cảnh báo trước khi tiếp tục thanh toán |
| 3 | SĐT trùng nhiều hồ sơ | "Có nhiều khách trùng số điện thoại." | Danh sách chọn · thông tin | Liệt kê để chọn đúng khách |
MH5: Ghi / Thu công nợ
Mô tả màn hình: Hộp thoại ghi nợ / thu nợ cho khách; nhập số tiền (và lý do khi ghi nợ), hiển thị công nợ còn lại và lịch sử nợ.
Sự kiện 1 — Ghi nợ / thu nợ
| STT | Tác nhân | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Thu ngân | Chọn Ghi nợ hoặc Thu nợ, nhập số tiền (và lý do khi ghi nợ) |
| 2 | Customer Server | Kiểm tra hạn mức nợ và số nợ còn lại |
| 3 | Customer Server | Hợp lệ: Lưu giao dịch, cập nhật công nợ, gắn cờ quá hạn nếu cần |
Không hợp lệ — Sự kiện 1
| STT | Trường hợp | Thông báo | Vị trí · Loại | Xử lý |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ghi nợ vượt hạn mức vai trò | "Khoản nợ vượt hạn mức, cần cấp quản lý duyệt." | Dưới trường số tiền · cảnh báo | Chặn lưu, yêu cầu duyệt |
| 2 | Thu nợ lớn hơn nợ còn lại | "Số tiền thu vượt quá công nợ còn lại." | Dưới trường số tiền · lỗi | Chặn lưu |
| 3 | Số tiền trống hoặc nhỏ hơn 0 | "Số tiền phải lớn hơn 0." | Ô số tiền · lỗi | Chặn lưu |
MH6: Đổi điểm lấy ưu đãi
Mô tả màn hình: Màn đổi điểm hiển thị số điểm hiện có và danh sách ưu đãi đổi được (voucher / giờ chơi); chọn ưu đãi rồi xác nhận trừ điểm.
Sự kiện 1 — Đổi điểm
| STT | Tác nhân | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Thu ngân | Chọn ưu đãi (voucher / giờ chơi) khách muốn đổi |
| 2 | Thu ngân | Nhấn [Xác nhận] |
| 3 | Customer Server | Hợp lệ: Trừ điểm, phát ưu đãi, ghi vào lịch sử điểm |
Không hợp lệ — Sự kiện 1
| STT | Trường hợp | Thông báo | Vị trí · Loại | Xử lý |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Không đủ điểm để đổi | "Khách không đủ điểm cho ưu đãi này." | Dưới ưu đãi · lỗi | Chặn đổi, hiển thị số điểm còn thiếu |
| 2 | Ưu đãi hết hiệu lực | "Ưu đãi đã hết hạn hoặc ngừng áp dụng." | Dòng ưu đãi · cảnh báo | Ẩn / khóa ưu đãi |
4/ Trường hợp đặc biệt
Case đặc biệt cần xử lý
- Case: Khách lẻ (walk-in). Đơn không gắn member giữ mặc định "Khách Lẻ", không tích điểm và không hưởng ưu đãi.
- Case: Điểm tặng một lần. Mỗi đơn chỉ tặng điểm tối đa một lần kể cả khi thao tác thanh toán lặp lại; không cộng kép.
- Case: Cảnh báo churn. Khách không giao dịch sau 90 ngày được đánh dấu INACTIVE và hiển thị gợi ý chăm sóc.
- Case: Xóa khách (xóa-mềm). Khách rời danh sách hoạt động nhưng hồ sơ, lịch sử giao dịch và công nợ liên kết vẫn được giữ lại.